Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι φακέλων αρχείων στο γραφείο;

Φάκελοι αρχείωνείναι απαραίτητα είδη γραφείου που χρησιμοποιούνται για την οργάνωση και την αποθήκευση εγγράφων. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι φακέλων αρχείων, ο καθένας από τους οποίους έχει σχεδιαστεί για συγκεκριμένους σκοπούς. Ακολουθούν ορισμένοι συνήθεις τύποι φακέλων αρχείων που χρησιμοποιούνται στα γραφεία:

Φάκελοι Manila: Αυτοί είναι οι πιο βασικοί και ευρέως χρησιμοποιούμενοιφακέλους αρχείων. Συνήθως κατασκευάζονται από βαρύ χαρτί ή χαρτόνι και διατίθενται σε διάφορα μεγέθη. Οι φάκελοι Manila χρησιμοποιούνται συχνά για γενική αρχειοθέτηση και διατίθενται σε μονή ή διπλή έκδοση.

Φάκελοι επάνω καρτελών: Αυτοί οι φάκελοι έχουν καρτέλες στην επάνω άκρη, η οποία είναι η πιο κοινή τοποθέτηση καρτελών για ντουλάπια αρχειοθέτησης. Είναι κατάλληλα για γρήγορη και εύκολη πρόσβαση σε έγγραφα.

Φάκελοι καρτέλας τέλους: Οι φάκελοι καρτέλας τέλους έχουν καρτέλες στη μεγάλη πλευρά του φακέλου, συνήθως στη δεξιά πλευρά. Αυτά χρησιμοποιούνται συχνά σε συστήματα αρχειοθέτησης που βασίζονται σε ράφι και είναι ιδανικά για αρχειοθέτηση υψηλής πυκνότητας.

Κρεμαστοί φάκελοι: Οι κρεμαστοί φάκελοι έχουν σχεδιαστεί για να κρέμονται από τις ράγες ενός συρταριού αρχειοθέτησης. Συνήθως έχουν πλαστικές ή μεταλλικές ράβδους με γάντζους που σας επιτρέπουν να κρεμάσετε πολλούς φακέλους σε ένα μόνο συρτάρι. Χρησιμοποιούνται συνήθως για ενεργά αρχεία ή για χρωματική κωδικοποίηση.

Φάκελοι ταξινόμησης: Αυτοί οι φάκελοι έχουν πολλαπλά διαχωριστικά ή τμήματα μέσα τους, συχνά με συνδετήρες, για κατηγοριοποίηση και διαχωρισμό εγγράφων. Είναι κατάλληλα για την οργάνωση σύνθετων ή πολυμερών έργων.

Επεκτεινόμενοι φάκελοι: Αυτοί οι φάκελοι έχουν γωνίες ή πλευρές σε στυλ ακορντεόν που επεκτείνονται για να χωρέσουν μεγαλύτερο αριθμό εγγράφων. Είναι ιδανικά για να κρατάτε πυκνά αρχεία ή έγγραφα που μεγαλώνουν με την πάροδο του χρόνου.

Φάκελοι τσέπης: Οι φάκελοι τσέπης έχουν μία ή περισσότερες τσέπες στο εσωτερικό για να κρατούν χαλαρά έγγραφα, φυλλάδια ή φυλλάδια. Χρησιμοποιούνται συνήθως για παρουσιάσεις και προτάσεις.

Πλαστικοί φάκελοι: Αυτοί οι φάκελοι είναι κατασκευασμένοι από ανθεκτικό πλαστικό και είναι ανθεκτικοί στο νερό. Είναι εξαιρετικά για την προστασία σημαντικών εγγράφων από διαρροές ή υγρασία.

Έγχρωμοι φάκελοι: Οι έγχρωμοι φάκελοι χρησιμοποιούνται συχνά για χρωματική κωδικοποίηση και κατηγοριοποίηση εγγράφων. Μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση της οργάνωσης και να διευκολύνουν την εύρεση συγκεκριμένων αρχείων.

Φάκελοι στερέωσης: Αυτοί οι φάκελοι έχουν μεταλλικούς συνδετήρες ή οδοντωτές οδοντώσεις στο εσωτερικό για να ασφαλίζουν τα έγγραφα στη θέση τους, αποτρέποντάς τα από το να πέσουν ή να ανακατευτούν.

Μπουφάν αρχείου: Τα μπουφάν με λίμα είναι μεγάλοι φάκελοι με ανοιχτό επάνω μέρος και κόψιμο στον αντίχειρα για εύκολη πρόσβαση. Είναι κατάλληλα για την αποθήκευση μεγαλύτερων εγγράφων, εγγράφων νομικού μεγέθους ή πολλαπλών αρχείων μαζί.

Ταξινόμηση πορτοφολιών: Παρόμοια με τους φακέλους ταξινόμησης, έχουν σχέδιο που μοιάζει με πορτοφόλι με πορτοφόλι που μπορεί να ασφαλιστεί για να κρατήσει τα έγγραφα κλειστά και προστατευμένα.

Φάκελοι Kraft: Αυτοί οι φάκελοι είναι κατασκευασμένοι από καφέ χαρτί kraft και χρησιμοποιούνται συχνά για φιλικές προς το περιβάλλον ή προσωρινές ανάγκες αρχειοθέτησης.

Προσαρμοσμένοι φάκελοι: Ορισμένα γραφεία δημιουργούν προσαρμοσμένους φακέλους με την επωνυμία τους ή τις συγκεκριμένες απαιτήσεις σχεδιασμού για να δώσουν μια επαγγελματική και μοναδική εμφάνιση στα έγγραφά τους.

Η επιλογή τουφάκελος αρχείωνΟ τύπος εξαρτάται από τις συγκεκριμένες ανάγκες ενός γραφείου ή οργανισμού, συμπεριλαμβανομένου του τύπου των εγγράφων που αποθηκεύονται, του συστήματος αρχειοθέτησης που χρησιμοποιείται και του επιπέδου οργάνωσης που απαιτείται.